清远市清城区司法局办文制度

发表时间： 2020-01-17 12:00 来源：本网 　　

清远市清城区司法局办文制度

为进一步提高办文效率，规范办文程序，促进来文有效流转，更高更快完成各项工作。现经局党组研究同意，重新修改完善予以印发，请遵照执行。

一、来文办理规范（收文）

(一)文件收转

1、文件处理：上级来文、来电、会议通知，归口办公室，由办公室安排收发员处理。

2、接收时间：收发员须对所有来文信件当天进行接收、拆阅。下班时间发来的文件由收发员在手机OA上接收。对OA每天要保证4次以上查收，具体时间为：8:40时、11:50时、15:00时、17:20时。

3、跟进领导办文时间：每天上午、下午下班前办公室人员须到领导办公室检查文件的签阅情况并及时回收。

　　(二)来文办理

1、文件送阅顺序：先由办公室主任加具办文意见，呈局长审批，局长审批后呈分管办公室工作的领导、其他分管领导阅示签署后，再由办文联络员送呈相关股室办理。

2、各类文件的处理：收发员认真审阅来文，按文件轻重缓急进行处理。特急件的在半小时内拟办并送相关领导阅示；急件在一小时内拟办并送相关领导阅示；一般性文件在一天内拟办。

3、急件的处理：对“特急”和“急件”文件进行分类处理，办文联络员做好文件传阅工作，及时提醒领导签阅，遇领导外出的，应电话请示领导后按规定处理。对特急承办件，同时打印一份交相关职能股室先行处理。

4、密件的处理：密件先由保密员进行登记，主要登记收文日期、来文机关、文号、份数、密级、文件标题，并呈送领导阅办，防止文件泄密。

5、提高办文效率的处理：利用OA办公系统，收发员及时将文件转发至各股室。

(三)来（收）文归档

1、文件送阅和办理完毕后，收发员要及时整理、分类存放，妥善保管。

2、按区档案局有关要求，各股室文件原则上于每年3月前整理后统一交由办公室。

3、每年第一季度前，办公室将上年度所有文件进行收集整理，做好文书归档准备。

二、办文规范（发文）

(一)发文范围

以“清远市清城区司法局”名义印发的文件：包括向区委、区政府及其他有关部门的请示、报告；涉及本局的职权范围，需与其他有关部门联合印发的文件；领导交办或转办需印发的文件。

　　(二)发文规格

　　能以会议纪要、便函、信息等形式印发，不以红头文件印发；能以“信笺头”文件印发的不印发红头文件。

(三)发文程序

1、行文：由各股室拟稿，须注重公文质量和实效，少而精，不讲空话、套话原则起草公文。要开门见山，主题鲜明，条理清楚，简练平实。

2、审核：各股室将拟好的初稿，先交由办公室办文人员审核。重点审核文种、文字表述、错别字、发文字号、格式、落款等。审核过关后由各股室呈分管领导审核签署；对不符合行文规范或文件质量较差的一律退回重新修改。

3、呈批：由办公室办文人员呈分管办文工作的领导签审。

4、签发：由拟文股室负责打印纸质呈送局长签发。

5、印发：由拟文股室到办公室协助办文人员办理发文登记手续，按照规范的公文格式打印出新样稿，送拟稿人进行全面的复核校对，包括审批手续、文种、发文字号、分送单位、印制份数、有无主题词、是否需抄送抄报、附件是否完备、格式及页码是否统一、规范等。校对准确无误后由办公室办文人员通过OA办公自动化系统进行分发。

6、归档：公文办理完毕后，办公室办文人员将整套原件分类按文号顺序存档。

7、急件：遇有急件需发文，经请示领导后可先发文，再完善签发手续。

本制度自发文之日起执行。




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